Mengelola arsip adalah mengelola informasi. Mengelola arsip tidak hanya dituntut memahami dari segi fisiknya saja, tetapi juga memahami dari segi structure, content, dan context. Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat berpengaruh terhadap pengelolaan arsip, sehingga memerlukan pengetahuan khusus di bidang tata kelola kearsipan. Konsep, teori, dasar-dasar, dan prinsip-prinsip kearsipan menjadi pedoman bagaimana suatu arsip dikelola. Oleh karena itu, diperlukan sumber daya manusia yang memiliki wawasan dan ilmu kearsipan agar kompeten, mampu, dan terampil mengelola arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
Berdasarkan fungsinya arsip terdiri atas 2 (dua) jenis yaitu Arsip Statis dan arsip dinamis. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip Dinamis adalah kumpulan dokumen yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penyelenggaraan atau pembuatan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
Pelatihan ini difokuskan pada pengelolaan Arsip Statis sebagai wujud tindak lanjut rekomendasi hasil audit kearsipan eksternal (pengawasan kearsipan) pada aspek pengelolaan Arsip Statis dan aspek sumber daya manusia kearsipan. Arsip Statis yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan Daerah merupakan Arsip bernilai guna kesejarahan yang telah diserahkan oleh Pencipta Arsip yaitu Organisasi Perangkat Daerah/BUMD/Organisasi Masyarakat/Organisasi Politik/Perorangan. Pengelolaan Arsip Statis perlu melalui serangkaian tahapan agar dapat diakses oleh publik antara lain melalui akuisisi arsip, pengolahan arsip, preservasi arsip, dan layanan akses-pemanfaatan arsip.
Untuk mempertahankan konteks penciptaannya, Arsip Statis dikelola berdasarkan:
1. Prinsip Asal Usul (Principal of Provenance)
yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
2. Prinsip Aturan Asli (Principal of Original Order)
yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
Dalam mengelola Arsip Statis sesuai ketentuan yang berlaku, dibutuhkan program pengembangan kompetensi sumber daya manusia kearsipan yang handal. Di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga, Aparatur Sipil Negara (ASN) khususnya pejabat fungsional Arsiparis merupakan sumber daya manusia pelaksana sebagai faktor penentu keberhasilan pengelolaan Arsip Statis. Ditengah era digital seperti saat ini, teknologi informasi dan komunikasi mengalami perkembangan secara cepat, oleh karena itu pengetahuan dan keterampilan para Arsiparis juga harus diperbarui secara kontinyu. Disisi lain, memenuhi minimal 20 (dua puluh) jam pelajaran pengembangan kompetensi tahunan PNS serta meningkatkan Indeks Profesionalitas ASN, perlu didorong keikutsertaan dalam pelatihan. Sebagai upaya penerapan pengelolaan Arsip Statis yang baik di Kota Salatiga sebagaimana Dokumen Usulan Perangkat Daerah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalam inventarisasi Renbangkom Tahun 2025 Kota Salatiga, maka BKPSDM Kota Salatiga akan diselenggarakan program pengembangan kompetensi Pelatihan Teknis dengan topik Pengelolaan Arsip Statis.
