Untuk mendapatkan Surat Keterangan Penggunaan Gelar Akademik harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
- Memiliki ijazah yang diperoleh diterbitkan oleh lembaga pendidikan dengan program studi yang terakreditasi minimal kategori B dengan hak menggunakan gelar akademik; dan
- Memiliki surat keterangan sedang menyelesaikan studi atau Izin Belajar atau Tugas Belajar.
Dalam Pengajuan Penerbitan Surat Keterangan Penggunaan Gelar Akademik, Calon PNS atau PNS mengajukan permohonan tertulis kepada Walikota c.q. Kepala BKPSM dengan surat pengantar dari pimpinan SKPD tempat yang bersangkutan bekerja paling lambat 1 (satu) bulan terhitung sejak mendapatkan ijazah dengan melampirkan :
- Fotokopi ijazah terakhir yang dilegalisir;
- Fotokopi transkrip nilai yang dilegalisir;
- Fotokopi SK CPNS dan SK Kenaikan Pangkat terakhir yang dilegalisir;
- Fotokopi Izin Belajar atau Tugas Belajar atau Surat Keterangan Sedang Menyelesaikan Pendidikan;
- Surat pernyataan tidak menuntut penyesuaian ijazah ke dalam pangkat yang lebih tinggi (bermaterai Rp. 10.000,-);
- Fotokopi Penilaian Prestasi Kerja PNS satu tahun terakhir yang dilegalisir;
- Fotokopi surat keterangan akreditasi dari BAN-PT yang menyatakan program studi perguruan tinggi yang dituju minimal kategori “B”.